การนำเสนองาน (Presentation) ให้ได้ใจผู้ฟัง
การนำเสนองาน (Presentation) เป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานทุกๆระดับในองค์กร เช่น พนักงานขายในบริษัทบางแห่ง ต้องใช้ทักษะการนำเสนองานอยู่เสมอในระหว่างขั้นตอนการขาย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนองานเพื่อแนะนำองค์กร เพื่อนำเสนอคุณลักษณะและคุณประโยชน์ของสินค้าและบริการ รวมไปถึงการสาธิตวิธีการใช้งาน นอกจากนั้น การนำเสนองานยังนำมาใช้ภายในองค์กร เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือ ขอความร่วมมือในโครงการต่างๆ
การนำเสนองานที่ประสบความสำเร็จนั้น เกิดขึ้นจากองค์ประกอบ 3 ประการ ด้วยกัน 1) การกำหนดวัตถุประสงค์และวิเคราะห์ผู้ฟัง 2) การวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอ และ 3) วิธีการนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการวิเคราะห์ผู้ฟัง ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์ความต้องการ ความสนใจ หรือความกังวลใจของผู้ฟัง รวมถึงความเข้าใจในสไตล์ ความชอบของผู้ฟัง เพื่อให้สามารถออกแบบโครงสร้างและเนื้อหาการนำเสนอที่มีความเหมาะสม สอดคล้องและโดนใจผู้ฟัง จากคำกล่าวที่ว่า ‘รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง’ เมื่อรู้ว่าผู้ฟังเป็นใคร มีบทบาทอย่างไร ใครเป็นผู้ฟังคนสำคัญ (Key Persons) รู้ความต้องการของผู้ฟังคนสำคัญ หรือที่เรียกว่า ‘รู้เขา’ ส่วน ‘รู้เรา’ หมายถึง ผู้นำเสนอต้องกำหนดวัตถุประสงค์การนำเสนอที่ชัดเจนว่า ผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการจากการนำเสนอคืออะไร ผู้ฟังต้องทำอะไร ภายหลังเสร็จสิ้นการนำเสนอ
วัตถุประสงค์การนำเสนอ เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้แก่ผู้นำเสนอในการวางแผนและพัฒนาเนื้อหาการนำ เสนอ รวมไปถึงรูปแบบหรือลีลาการนำเสนอ วัตถุประสงค์ในการนำเสนออาจเป็น เพื่อสร้างความมั่นใจ หรือโน้มน้าวชักจูงให้ผู้ฟังเชื่อและกระทำการบางสิ่งบางอย่าง หรือเพื่อแจ้งให้ผู้ฟังทราบเพื่อให้เกิดความเข้าใจและให้ความร่วมมือ
เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และทราบความต้องการของผู้ฟังแล้ว ผู้นำเสนอก็สามารถวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งเนื้อหาการนำเสนอต้องมีความน่าเชื่อถือ โน้มน้าวและจูงใจผู้ฟัง รวมถึงมีความเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ผู้ฟังติดตามได้ง่าย ไม่สับสน นอกจากนั้น ผู้นำเสนอยังต้องสามารถเปิดการนำเสนอที่ทรงพลัง ดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และแนะนำตนเองในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังเชื่อถือ กำหนดโทนการนำเสนอให้ชัดเจนว่าจะให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอมากน้อย เพียงใด
ในส่วนของการปิดการนำเสนอ เป็นส่วนสุดท้ายของการนำเสนอที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการตอกย้ำให้ผู้ฟังเห็นถึงคุณประโยชน์ของสินค้าหรือบริการ หรือตอกย้ำประเด็นสำคัญที่ตรงกับความต้องการของผู้ฟัง โดยผู้นำเสนอต้องไม่ลืมที่จะขอข้อผูกมัดจากผู้ฟังเกี่ยวกับการดำเนินการใน ขั้นตอนต่อไป
อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้นำเสนอจะวิเคราะห์ วางแผน และวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอไว้อย่างดีเพียงใด หากผู้นำเสนอไม่มีวิธีการหรือลีลาการนำเสนอที่โน้มน้าว หรือสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ฟัง การนำเสนอนั้นก็อาจประสบความล้มเหลวได้ ผู้นำเสนอจึงต้องสามารถใช้สายตา ภาษากาย กิริยาท่าทาง น้ำเสียง ภาษา ที่สอดคล้องกับเนื้อหาการนำเสนอ สร้างความเชื่อมั่น ดึงดูดและโน้มน้าวผู้ฟัง รวมถึงสามารถโต้ตอบกับผู้ฟังได้อย่างเหมาะสมและน่าเชื่อถือ
สรุปแล้ว การนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ หมายถึงการนำเสนอที่เน้นผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง ไม่ใช่ ตัวผู้นำเสนอเป็นศูนย์กลาง ผู้นำเสนอควรใช้เวลาในการวิเคราะห์ผู้ฟัง เพื่อให้สามารถปรับเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้องและมีประสิทธิผลสูง สุด การวางแผนจึงป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอ เพราะการวางแผนที่ดี และความแม่นยำในเนื้อหาการนำเสนอ จะช่วยสร้างความมั่นใจ และทำให้ลีลาการนำเสนอเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ จริงใจ และสร้างความมั่นใจแก่ผู้ฟังได้ในที่สุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น